各部门、单位：

为适应高等教育管理工作的需要，进一步提高现代化办公水平和工作效益，根据《邵阳学院“教育行政办公系统”管理办法》邵院政字[2008]14号和《关于全面启用我院教育行政办公系统的通知》邵院通[2008]8号文件精神，各部门、单位将逐步停止发放纸质文件，校内所有公文通过“教育行政办公系统”传输。为确保此项工作稳妥、有序地进行，现就有关事项通知如下：

1、各部门、单位领导必须高度重视。教育厅和学校从2007年下学期起，所有文件下发都在办系统网中流转，2008年上学期学校又组织了各单位、部门的信息员培训，印发了《邵阳学院“教育行政办公系统”管理办法》、《教育行政办公系统使用手册》，同时将系统软件和使用人员的ID刻成光盘发给各单位，从目前的使用情况看，只有少数单位做到在网上接收文件，各单位各部门领导应对此高度重视，尽快转变观念，尽快适应无纸化办公的要求。

2、各单位、部门必须明确一名办公系统信息员，并于6月25日前报办公室，具体负责该系统的维护和使用，在每工作日上午9时左右和下午4时左右登陆该系统，及时阅读、处理相关文件和信息，并建立工作考评日志。网络中心应加大对校园网络和“教育行政办公系统”的维护力度，确保系统正常运行。

3、教育行政办公系统收发的各类文件、督查通知、会议通知等电子公文都是加密传输，一律视为正式公文，与相同内容的纸介质公文具有同等效力，应按照规定程序和要求及时办理。

4、目前“教育行政办公系统”中所有文件不加盖电子印章，需要加盖印章的公文和保密文件，办公室根据情况印发纸质公文。

5、电子公文的归档按照国家档案局和学校档案管理的有关规定执行，目前以纸质公文归档与电子公文归档两种方式同时归档。

6、学校决定从2009年7月1日开始，停止发放纸质文件，请各部门、单位应加紧对系统的学习与维护，确保学校政令的畅通。为保持工作衔接，7月1日以后的前三次发文，学校办公室给各部门、单位收文给予电话提示，从第四次发文起，由各部门、单位自行网上收文。

 

邵   阳   学   院

二○○九年六月十五日